Privacyverklaring

Huys Makelaars B.V., Schutstraat 87, 7907 CB Hoogeveen. KvK 69100284. Vragen over privacy: huren@huysmakelaars.nl.

• Naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Geboortedatum en identificatiegegevens bij het aangaan van een huurovereenkomst.
• Huurovereenkomst, huurprijs, servicekosten, borg en betalingsgeschiedenis.
• Bankrekeningnummer (IBAN) voor huurbetalingen en afrekeningen.
• Resultaat van de huurderscheck en, indien van toepassing, gegevens van een bewindvoerder.
• Onderhoudsmeldingen, inspectierapporten, meterstanden en correspondentie.
• Accountgegevens van het portaal en logbestanden van verzonden e-mails.
• Als u zich inschrijft voor een huurwoning: naam, contactgegevens, aantal bewoners, gewenste ingangsdatum, uw eigen opgave van inkomen en uw bericht. Documenten (zoals identiteitsbewijs of loonstroken) vragen wij pas als u voor de woning in aanmerking komt.

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): huurbeheer, facturatie, onderhoud, inspecties en portaaltoegang.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG): fiscale bewaarplicht, aanzegging van huurverhogingen en identificatieverplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): beveiliging van het portaal, fraudepreventie, debiteurenbeheer en de huurderscheck.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): alleen wanneer wij die uitdrukkelijk vragen; u kunt die altijd intrekken.

Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is: met de pandeigenaar van uw woning, met onderhoudspartijen voor de uitvoering van een melding, met onze accountant en met leveranciers die ons systeem, de e-mailverzending en de hosting verzorgen. Met die leveranciers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Gegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte opgeslagen. Wij verkopen uw gegevens nooit.

• Inkomens- en screeningsgegevens, kopie identiteitsbewijs, loonstroken: 3 maanden na ingang van het huurcontract. Alleen nodig om een huurder te kiezen. Daarna: verwijderd.
• Woningzoekenden die de woning niet krijgen: 4 weken na afwijzing of na afsluiten van de verhuur. Richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens; langer alleen met toestemming. Daarna: verwijderd.
• Contactgegevens, portaalaccount en e-maillogboek van oud-huurders: 2 jaar na einde van de huur, als alles is afgerekend. Afwikkeling van borg, eindafrekening en eventuele vragen of geschillen. Daarna: geanonimiseerd.
• Contactgegevens, portaalaccount en e-maillogboek van oud-eigenaren: 2 jaar na einde van het beheer. Afwikkeling van de laatste afrekeningen en het jaaroverzicht. Daarna: geanonimiseerd.
• Contactaanvragen via de website: 1 jaar na de laatste afhandeling. Opvolging van de aanvraag. Daarna: verwijderd.
• Huurovereenkomsten, huurtermijnen, betalingen, facturen en afrekeningen: 7 jaar (btw over onroerende zaken: 10 jaar). Fiscale bewaarplicht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Daarna: blijft bewaard zonder contactgegevens.
• Inspectierapporten en onderhoudsdossiers: 7 jaar na afronding. Bewijs van de staat van de woning en uitgevoerd onderhoud. Daarna: blijft bewaard zonder contactgegevens.

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. In het portaal kunt u uw eigen gegevens inzien en wijzigingen doorgeven. Stuur een verzoek naar huren@huysmakelaars.nl; wij reageren binnen één maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan kunnen wij die termijn met ten hoogste twee maanden verlengen; dat laten wij u dan binnen de eerste maand weten. Wij kunnen u vragen aan te tonen dat het verzoek van u komt. Bent u het niet eens met onze reactie, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Toegang tot het portaal verloopt via een persoonlijk account en versleutelde verbinding. Gegevens zijn alleen beschikbaar voor de partijen die ze nodig hebben. Er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats: een huurderscheck of een voorstel voor een huurverhoging wordt altijd door een medewerker beoordeeld.

Dit portaal gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies. Zie het cookiebeleid voor de volledige lijst.